Outlook中实现Gmail中的存档功能

作者:, 发表于

办公自动化

查看该系列所有文章

时间管理中有重要的一条,保持你的收件箱整洁、干净。Gmail一个重要的创新就是Archive(存档),选中邮件后点下「archive」按钮或者按一下快捷键y,邮件就被移出收件箱,但又跟删除邮件不一样,这些邮件还可以继续被搜索。这里讲最近写的如何在Outlook里实现这个功能。

效果:按快捷键ALT+Y或者点击工具栏上的「存档」按钮,选中的邮件自动转移到事先设定好的存档文件夹内。

image

实现方法:

1. 在收件箱下建立存档文件夹,文件夹名为「存档」。

2. 核心工具是macro(宏),具体讲是一段vba代码。按ALT+F11,打开VBA编辑器,展开左侧的Project1,输入下列代码:

Sub ArchiveEmail()
    Dim destFolder As Outlook.folder
    Dim sel As Outlook.Selection, item As Outlook.MailItem
    Set destFolder = Outlook.Application.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("存档")
    Set sel = Application.ActiveExplorer.Selection

    For Each item In sel
        item.Move destFolder
    Next item
End Sub

3. 接下来我们要做的两个事情,设置快捷键和在工具栏上放置按钮。不同于Excel中可以给自定义宏设置快捷键,Outlook无法直接给自定义宏设置快捷键,只有通过将宏放在工具栏上来间接实现。

  • Outlook主界面的工具栏上点右键 –> 自定义 –> 重排命令,选择常用工具栏
  • 点击添加,选中「宏」中的Project1-ThisOutlookSession-ArchiveEmail后确定。
  • 将刚才添加的宏上移或者下移到喜欢的位置,我把它放在「删除(D)」的下面。
  • 点右侧的更改所选内容,将其命名改为「存档(&Y)」,还可以给按钮选一个比较好看的按钮图像,我选的是笑脸符号。

以上在Office 2007+Win XP上试验通过。

Q.E.D.


上一篇:李笑来的时间管理系列文章2007年5月29日
这两天看到了李笑来(老师)写的关于时间管理的系列文章,如获珍宝,读后收获很大,特此写一篇blog推荐之。 时间管理,这玩意儿都是说起来容

下一篇:自动保存Outlook邮件的附件2009年12月10日
在工作中定期或不定期会收到一些数据文件,然后要将它们的附件保存到自己的电脑上,下面演示如何让Outlook自动做这件事情。 首先,下面的SaveAtta


  • 支持使用微薄、微信和QQ的账户登陆进行评论。由各自网站直接认证,不会泄露你的密码。
  • 登陆后可选择分享评论到所绑定的社交网络,如微薄、人人和QQ空间。
  • 评论提交后无法修改。如需修改,请删除原评论再重新提交。
  • 评论支持LaTeX代码,行内公式请用\(a+b=c\),行间公式请用\[a+b=c\]。公式只支持英文字符。