时间管理中有重要的一条，保持你的收件箱整洁、干净。Gmail一个重要的创新就是Archive（存档），选中邮件后点下“archive”按钮或者按一下快捷键y，邮件就被移出收件箱，但又跟删除邮件不一样，这些邮件还可以继续被搜索。这里讲最近写的如何在Outlook里实现这个功能。

效果：按快捷键ALT+Y或者点击工具栏上的“存档”按钮，选中的邮件自动转移到事先设定好的存档文件夹内。

实现方法：

1. 在收件箱下建立存档文件夹，文件夹名为“存档”。

2. 核心工具是macro(宏)，具体讲是一段vba代码。按ALT+F11，打开VBA编辑器，展开左侧的Project1，输入下列代码：

Sub ArchiveEmail()
    Dim destFolder As Outlook.folder
    Dim sel As Outlook.Selection, item As Outlook.MailItem
    Set destFolder = Outlook.Application.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("存档")
    Set sel = Application.ActiveExplorer.Selection

    For Each item In sel
        item.Move destFolder
    Next item
End Sub

3. 接下来我们要做的两个事情，设置快捷键和在工具栏上放置按钮。不同于Excel中可以给自定义宏设置快捷键，Outlook无法直接给自定义宏设置快捷键，只有通过将宏放在工具栏上来间接实现。

• Outlook主界面的工具栏上点右键 –> 自定义 –> 重排命令，选择常用工具栏
• 点击添加，选中“宏”中的Project1-ThisOutlookSession-ArchiveEmail后确定。
• 将刚才添加的宏上移或者下移到喜欢的位置，我把它放在“删除(D)”的下面。
• 点右侧的更改所选内容，将其命名改为“存档(&Y)”，还可以给按钮选一个比较好看的按钮图像，我选的是笑脸符号。

以上在Office 2007+Win XP上试验通过。